Die erforderlichen Dokumente wie der Einäscherungsauftrag, amtliche Leichenschau, Totenschein, Sterbeurkunde, Freigabe der Staatsanwaltschaft und Urnenanforderung sind archivsicher im System hinterlegt. Zur eindeutigen Identifizierung wird dem Einäscherungsauftrag eine feste Einäscherungsnummer zugeteilt, die mit dem Schamottsein übereinstimmt. Der Scanvorgang des Sagetiketts gewährleistet den korrekten Ablauf des Kremiervorgangs. Versandunterlagen dokumentieren den vollständigen Ausgang der Urne.

Über die Integration der Rechnungsfunktion erfolgt die Abrechnung des Einäscherungsauftrages an die Bestatter und/oder Angehörige. Die Einäscherungsnummer ist auf allen Belegen zu dem Vorgang ersichtlich. Sämtliche Beleghistorien an die Bestatter stehen Ihnen hilfreich zur Verfügung. Parallel werden die offenen Posten für Debitoren in die APsolut Finanzbuchhaltung übernommen. Die integrierte OP-Verwaltung, das SEPA-Lastschriftverfahren und das Mahnwesen unterstützen Sie bei der weiteren Bearbeitung.

Per Knopfdruck erhalten Sie diverse Statistiken zu den Einäscherungsvorgängen. Die Bonusabrechnung für Bestatter wird automatisiert durchgeführt.

Für das Personal der Innungsbetriebe (Meister, Gesellen, Azubis) steht eine Personalverwaltung zur Verfügung, über die neben Adress- und Kontaktinformationen Eignungen für berechtigte Prüfungsarten mit Schulungsinformationen hinterlegt werden. Azubidaten wie Ausbildungsvertrags- und Prüfungsdaten (Termine, Ergebnisse) werden in der Azubiverwaltung erfasst. Dort können alle Arten von Dokumenten (Prüfungszeugnisse) angehängt werden. Für die Übernahme von Azubidaten der HWK und der Prüfungsnoten stehen Importe bereit; umgekehrt können nach verschiedenen Kriterien gefilterte Daten zu Excel exportiert oder gedruckt werden.

Zur Verwaltung von Prüfberechtigungen für Abgasuntersuchungen (AU /AUK), Sicherheitsprüfungen (SP), Gas-Systemeinbauprüfungen (GSP) sowie Gasanlagenprüfungen (GAP) werden Anerkennungsdaten, Prüfsiegelbestände, Prüfprogramm-Informationen, Besuchsprotokolle und -termine sowie Dokumente erfasst.

Durch die Hinterlegung von Beitragsdaten erfolgt die Erstellung von Beitragsabrechnungen per Knopfdruck.

In der APsolut-Finanzbuchhaltung kann die kameralistische Buchführungsform abgebildet werden. Die Budgetplanung und Soll-Ist-Vergleiche werden dort durchgeführt.

Der Mitarbeiter gibt bei der Erfassung der Reisekosten an, wann er von seinem Dienstsitz zum Kunden gefahren ist, wie lange er für die Hin- und Rückfahrt gebraucht hat und wann er beim Dienstsitz oder Hotel wieder angekommen ist. Für die Fahrt mit dem PKW wird das im Mitarbeiter hinterlegte Fahrzeug vorgeschlagen. Aufgrund der Abwesenheit vom Dienstsitz werden die Tagegelder berechnet. Bei eigenem PKW werden ebenso Kilometergelder errechnet.

Alle Tätigkeiten und Leistungen, die für einen Kunden erbracht wurden,werden als „belastete Zeiten“ oder „belastete Zusatzleistungen“ erfasst und den Auftragspositionen zugeordnet. Für Schulungen oder sonstige Zeiten steht die Erfassung der „Unbelasteten Zeiten“ bereit. Die Fahrstrecken werden unter „Fahrtkosten“ erfasst. Das System speichert die Strecken vom Dienstsitz zum Kundenstandort und schlägt die Kilometer für Hin- und Rückfahrt bei der nächsten Erfassung wieder vor. Auslagen jeglicher Art und Übernachtungskosten werden unter „Sonstige Kosten“ erfasst.

Durch Prüfroutinen werden die Eingaben der Mitarbeiter kontrolliert („Tag fehlt“, „Tag nicht freigegeben“, „Abwesenheitszeit nicht komplett erfasst“, „Pausenzeiten nicht eingehalten“). Ein Tag kann pro Mitarbeiter nur einmal erfasst werden; für spätere Korrekturen nach dem Verbuchen werden Stornotage erzeugt. Erfassungstage, belastete Zeiten, unbelastete Zeiten und Gesamtaufstellungen je Mitarbeiter und Kunde können über unterschiedliche Zeiträume ausgewertet werden.

Anhand der Zuordnung von Konten und Kostenstellen für Mitarbeiter, Fahrzeuge, Auslagen, Kilometergelder wird die Abrechnung gegenüber dem Mitarbeiter direkt verbucht. Parallel zur kreditorischen Buchung in der APsolut-FiBu werden die Zeitkonten der Mitarbeiter gepflegt.

Zur Fakturierung freigegebene Arbeitstage werden in dem Sammel-Rechnungsmodul automatisch berechnet. Für den ausgewählten Zeitraum werden die einzelnen Tagewerke nach Kunde und AB/-Position als Rechnung zusammengefasst. Sie stehen dann im APsolut-Geschäftsvorgang bereit. Parallel erfolgt die Erstellung der Tätigkeitsnachweise zu den Rechnungen.

Zur Kundenbindung werden durch die Gutscheinverwaltung automatisch Gutscheine generiert. Diese Gutscheine werden später, wenn die Wäsche stattfindet, im Kassenmodul geprüft und abgebucht. Bei der Erfassung im Kassenvorgang kann wieder auf angelegte Fahrer, Fahrzeuge und Auflieger zugegriffen werden, oder sie werden im Hintergrund angelegt und dem Kunden zugeordnet. Für die Bezahlung mit Flotten- oder Kreditkarten ist ein Terminalanschluss vorhanden; alternativ können Lieferscheine oder Barverkaufs- /Rechnungen direkt aus dem Kassenmodul erzeugt werden.

Auf den Sammelrechnungen werden neben den Zeitpunkten der Waschvorgänge die Fahrzeuge mit Fahrer und Auflieger dargestellt. Dem Kunden werden Rechnungen per elektronischem Rechnungsversand (per Mail) zugestellt, um eine Portoersparnis zu erreichen.

Für Wäschen im SB-Bereich mit einem Transponder-Chip ist es möglich, die effektiven Waschzeiten direkt zur Fakturierung zu übernehmen.

Alle fakturierten Aufträge werden der APsolut-Fibu zugeführt und können dort weiterverarbeitet oder per DATEV-Export an das Steuerbüro übergeben werden. Des Weiteren ist es möglich, Buchungen aus anderen Kassensystemen (ITAS) zu importieren. Durch die Übernahme dieser Bon-Daten können Stationsauswertungen getätigt werden. Diese Statistiken je Station und Warengruppe sind frei strukturierbar (Warengruppen zu Obergruppen per Drag & Drop). Ein permanenter Abgleich mit den Buchhaltungsdaten ist gewährleistet. Spezielle Managementauswertungen für ausgewählte Zeiträume können je Station oder Gesamt generiert und zu Excel exportiert werden.